LexOffice

This guide is in german, because LexOffice is a german software, that is only being used for german companies.

In diesem Guide erklären wir Dir zum einen wie Du den Bot einstellen musst, damit Du alle Buchungen in LexOffice integrieren kannst, zum anderen aber auch die Probleme die Du hast, aufgrund der relativ kompakt gehaltenen Software LexOffice.

Wichtig: Du musst das LexOffice Paket XL haben, um das LexOffice Modul vollständig nutzen zu können. Zudem musst du je nach deiner LexOffice UI Version unterschiedliche Module verwenden. Das lässt sich folgend erkennen: Melde dich bei LexOffice an, klicke auf das „Belege“ Menü und dann siehst Du entweder das Drag & Drop Feld unter der Suchleiste oder nicht. Das neue LexOffice UI hat dieses Feld, das alte LexOffice UI nicht. Solltest Du noch das alte UI haben, fragt bitte umgehend eine Umstellung an (Email an [email protected] senden und nach einer Umstellung fragen)

Wenn du nicht das neue LexOffice UI hast, kannst du das Modul nicht benutzen.

Einrichtung

Wie muss ich den Bot einstellen, um alle Buchungen erfolgreich in LexOffice zu integrieren?

Solltest Du bereits die Rechnungen & den Advice Letter für den spezifischen Monat generiert haben, springe zu Punkt 3.

  1. Da es zwingend erforderlich ist, dass Du die Rechnungen beim Buchen mit hochlädst, musst Du entsprechend zuerst damit anfangen die Invoice Settings nahtlos auszufüllen. Hierbei ist es wichtig, dass Du deinen Steuerberater fragst, ob die Provisionsgebühren von Alias & StockX als “§13b (Reverse Charge)” gebucht werden sollen, oder nicht. Folglich musst Du dies in den Invoice Settings auf True oder False setzen.

  2. Setze in den Export Settings die Export Method auf LexOffice. Außerdem kannst Du festlegen, ob die hochgeladenen Dateien direkt auf den Status Bezahlt gesetzt werden sollen oder nicht. True: Alle Buchungen die SneakyTools für Dich in LexOffice erledigt, werden anhand des Rechnungsdatums als bezahlt markiert. False: Es werden keinerlei Buchungen als bezahlt markiert (für die User, die Ihre Buchungen mit den Auszahlungen auf dem Kontoauszug verknüpfen wollen).

  3. Anschließend musst Du die Rechnungen & den Advice Letter von dem Monat generieren, den Du in LexOffice hochladen möchtest.

  4. Lege jetzt deinen LexOffice Account an.

  5. Erstelle eine Task Gruppe für LexOffice.

  6. Zunächst muss eine Task mit dem Modus Generate Session gerunnt werden, damit das Modul funktioniert. In diesem Zug werden gleichzeitig die Alias und StockX Kontakte auf ihre Richtigkeit geprüft und ggf. angepasst. Solltest du andere Kontaktdaten, wie z.b. Telefonnummer oder E-Mail in diesen Kontakten haben, lösche diese Daten bitte. Wenn noch kein solcher Kontakt angelegt worden ist, erstellt SneakyTools diesen. Bearbeite die Kontaktdaten unter keinen Umständen nachträglich. Wenn der Status der Task auf Waiting for OTP steht, musst Du mit Rechtsklick auf die Task, Set 2FA auswählen, den 2FA Code eingeben und auf Save drücken, damit sich der Bot einloggen kann.

  7. Erstelle eine Task für den Marktplatz, den Du in LexOffice hochladen möchtest. Gleichzeitig musst Du in der Task Creation auch das Jahr und den Monat festlegen, für den Du die Rechnungen hochladen möchtest.

  8. Starte die Task, der Bot wird alle Rechnungen (und die dazu gehörigen Gebühren), sowie die Währungsdifferenzen in LexOffice buchen. Brich diesen Vorgang unter keinen Umständen ab!

  9. Du erhältst eine Webhook, sobald der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.

Delete Alias / Delete StockX Modes

Zusätzlich zu den Upload Modes, bei denen die erstellten Rechnungen in SevDesk hochgeladen und gebucht werden, gibt es auch die Delete Modes. Mit diesem Modes könnt ihr sämtliche Buchungen aus dem Alias oder StockX Kontakt für einen gewünschten Monat löschen. Das ist äußerst hilfreich, wenn ihr im Nachhinein einen Fehler bei euren Rechnungen bemerkt, weil ihr z.b. etwas an euren Invoice Settings falsch eingestellt habt.

Buchhalterische Probleme

Da wir während der Entwicklungsphase diverse Gespräche mit dem Kundensupport hatten, muss man ganz klar sagen, dass LexOffice nicht wirklich für die Komplexität unseres Businesses geschaffen ist. Bei den Gebühren, die Du an Alias & StockX abführst, handelt es sich um Provisionskosten, leider ist der verfügbare Kontenrahmen von LexOffice sehr eingeschränkt und man kann hier ausschließlich das Konto Fremdleistungen nutzen, welches aber buchhalterisch nicht korrekt ist. Andere mögliche Ausweichkonten sind auch nicht verfügbar. Laut Hinweis des Supports, solle man seinen Steuerberater darüber informieren, damit dieser entsprechende Umbuchungen tätigt. Daraus wird auch deutlich: Willst Du eine 100% korrekte Buchhaltung haben, bist du auf einen Steuerberater angewiesen.

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